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グロースをデザインするひと

タスク管理について語る

business

私はけっこうなジョブホッパーなのでいろんな会社を経験しているのですが、だいたいの会社で「仕事早いね」的なことを言われます。

個人的にはそれは自分がしっかりと自分のタスクを管理できているからだと思っていて、それもあって最近よく社内の複数箇所でタスク管理についての話をしているのでここらでまとめておきたいと思います。
ディレクター職の方はもちろんのこと、その他の職種の方にも見ていただければ幸い。

そもそもなんでタスク管理するの?

単純に効率的に仕事を進めるためです。
私の経験上でのことなのでそれを信じてもらえるかは置いておいても、タスク管理をしっかりしたほうが絶対に仕事を効率的に進められます

これは別に「拙速な仕事をする」ということを意味するわけではありません。
むしろ「今まで1日かかっていたものを半日で終わらせることができれば、残りの半日をクオリティアップに使える」と考えてもらいたいです。

「忙しくてタスク管理しているヒマなんてねーよ!」という人にこそタスク管理はオススメします。

タスク管理術の王道

GTDと呼ばれるタスク管理メソッドがあります。
Getting Things Done - Wikipedia

私のタスク管理術は基本的にこのメソッドに則っています。
が、厳格に運用しようとすると私のような面倒くさがりにはちょっとキツいところもあるため、自分なりに使いやすいようアレンジしてタスク管理を行っています。

ちなみにGTDのバイブルと呼ばれている本がこちら。

全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

まず考えるべきこと

GTDの詳細な説明の前に、タスク管理をする上で必ず行ってほしいことがあります。

それは、「タスクを自分の頭のなかに絶対に保存しない」ことです。
自分の頭のなかにある「やらなきゃいけないこと」は全て頭の外にほっぽり出してください。

  • 「あれやるのを忘れないようにしなきゃ」
  • 「あー、あれやらなきゃだった」
  • 「そういえばあれってどうするんだっけ」

みたいなモヤモヤを頭のなかに入れっぱなしにしながら仕事を進めるのは、脳のメモリのムダ使いにほかなりません。

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私は、自分の頭の能力を過信していないので、少しでも上記のようなモヤモヤが頭のなかにある場合は仕事の効率は確実に落ちると思っています。
全てを外部記憶装置に入れてしまうと楽です。

また、平日に自宅に帰った時や休日などに「仕事であれやらなきゃなー」と考えながら休むのも非常に非効率です。休むときにはそういったモヤモヤは全部消してマジメに休みましょう。

それを実現するためのGTD

ここで、GTDの話に戻ります。

GTDの実践は下記の5つのステップに分かれます。

  1. 収集:頭の中にある「やらなければならないこと」「気になっていること(問題)」を紙などに書き出す。作業中のメモ書きなども参照して、問題点を出していく。
  2. 処理:書き出した内容を、手順に添って、分類しリスト化する。
  3. 整理:リストを自身がスケジュール管理に使っているツールPDAやシステム手帳など)に入れ込む。
  4. 見直し:自分の状況や状態でそれらが可能かどうか見直し、検討する。
  5. 実行:リストアップした「出来ること」を順次片付ける。

それぞれ詳しく見ていきます。
(一部、私が自身でカスタムしたルールが含まれます)

収集

ここで言う「収集」が前述の「頭のなかにあるものを頭の外にほっぽり出す」作業です。
頭をひねりまくって、本当に頭のなかのタスクを0にしてください。

また、タスクがふってきたとき、タスクを思いついたときにすぐさまそれを外に記憶してください。

例外

一点だけ、例外があります。
それは「今すぐにとりかかることができて数分以内に終わらせることができるタスクが1つだけ追加されたとき」です。

そんなタスクはすぐさま終わらせてしまいましょう。
タスクを書き出す時間の分だけムダです。

ただ、「数分で終わるタスクが大量に追加された場合」はおとなしく書きだしたほうが身のためです。

処理&整理

外部に書きだされたタスクをステータス毎に分類していきます。
難しいことは考えず、次の4つに分けてしまえば良いです。

  • すぐにやっても良いこと → 次のアクション(Next Action)に分類
  • だれかさんのタスク待ち → 待機中(Waiting For)に分類
  • 決まった日付にやること → カレンダー(Calendar)に分類
  • いつかはやりたいこと → そのうちやる(Someday/Maybe)に分類

同時に、それぞれのタスクの期日を設定してしまいましょう。

見直し

毎日でも週次でも好きなタイミングでそれぞれの期日・ステータスを見直しましょう。
日報を書くときに毎日整理するのもありです。

実行

ここまでくれば、Next Actionフォルダの期日が迫っているものから片付けていけば良いことがわかります。
また、期日が迫っているのにWaiting forフォルダに入っているタスクは要注意ですのでだれかさんにプレッシャーをかけましょう。

注意

徹底して「自分の頭のなかにタスクをいれておかない」状態なので、何かタスクが発生したときにそれをすぐに外部化しておかないとそのタスクは確実に漏れます。。
タスクの外部化はちゃんと習慣化させましょう。。。

オススメのツール

このあたりのタスク管理ツールは山のようにあります。
オススメをいくつかご紹介。

要件としてはこのあたりですね。

  • いつでもタスクを外部化できるように、スマホアプリが存在する
  • 期日が設定できる
  • ステータスが設定できる
  • コラボレーション(複数人利用)できる

Wunderlist

Wunderlist | To-do リスト、リマインダー、タスク管理 - App of the Year!

スマホアプリ 期日設定 ステータス設定 コラボレーション

いわずもがな。
ステータス設定の機能はないのでちょっと工夫する必要がある(タグorリスト)のですが、何よりもそのコラボレーション機能の強さがおすすめどころ。無料でしっかり使えるイメージ。

複数人で使うときは「実行中のタスク」にスターをつけるとまわりの人が「あいつ今なにやってんだ?」がわかりやすいです。

Todoist

おすすめしません。使いにくい。。
コラボレーション機能はあるけど、だったらWunderlistがまし。

Remember the milk

www.rememberthemilk.com

スマホアプリ 期日設定 ステータス設定 コラボレーション

一昔前は定番でしたが、最近はあんまり聞かないですね。
機能は一通り揃ってます。
ただ、コラボレーション機能がリストやプロジェクト単位じゃなくて単一のタスク単位でしかできなかった気が…(気のせいだったらごめんなさい)

Do It (Tommorow)

www.tomorrow.do

スマホアプリ 期日設定 ステータス設定 コラボレーション

「今日やること」「明日以降にやること」をリスト化するだけのシンプルなサービス。
ぶっちゃけ、複数案件に関わっているとかじゃなくてタスクがシンプルな人はこれだけでも良いかも。

Todoledo

www.toodledo.com

スマホアプリ 期日設定 ステータス設定 コラボレーション

個人的には真打ち。マイナーですが。
ここ7年以上ずっとこれを使い続けています。
機能は豊富。かなり豊富。かつ、それをカスタマイズできるので不要な機能は消せる。
ということで自分が使いやすいようにめちゃくちゃ設定できます。
(その分、とっつきやすさはないです。)

あと、コラボ機能が有料でしか使えないです。
個人用のタスク管理ツールとしては一番オススメです。

最後に

最初にも書きましたが「作業効率」は仕事を行う上で非常に重要な要因だと私は考えています。
みんなタスク管理をしっかりやって作業効率を上げよう。

そして空いた時間をクオリティアップに使おう。あと、早く帰ろう。